Hướng dẫn xuất hóa đơn và hạch toán hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; cho, biếu, tặng khách hàng và người lao động; trả thay lương cho người lao động; trao đổi với doanh nghiệp khác

Doanh nghiệp của bạn đã từng sử dụng hàng hóa, dịch vụ để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu; cho, biếu, tặng khách hàng và người lao động; trả thay lương cho người lao động; trao đổi với doanh nghiệp khác hay chưa? Chúng tôi tóm tắt thành một bảng tra cứu dưới đây, hướng dẫn bạn cách lập hóa đơn và hạch toán kế toán khi doanh nghiệp bạn phát sinh loại giao dịch này.

Trước hết bài viết nêu những quy định có liên quan, sau đó hướng dẫn bạn một số nội dung về hóa đơn đầu vào, cách lập hóa đơn đầu ra và cách hạch toán kế toán. Cuối bài viết sẽ nêu một số điểm mà bạn cần phải lưu ý.

1. Những quy định có liên quan

(1) Quy định về lập hóa đơn:

Khoản 1 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC (đã sửa đổi, bổ sung theo Thông tư 119/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC) quy định về lập hóa đơn như sau:

“b) Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).”

(Thông tư 26/2015/TT-BTC đã bỏ quy định phải lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ)

(2) Quy định về doanh thu tính thuế GTGT:

Điều 7 Thông tư số 219/2012/TT-BTC quy định về giá tính thuế GTGT (doanh thu tính thuế GTGT) như sau:

“3. Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ (kể cả mua ngoài hoặc do cơ sở kinh doanh tự sản xuất) dùng để trao đổi, biếu, tặng, cho, trả thay lương, là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.”

“5. Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại, giá tính thuế được xác định bằng không (0); trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại nhưng không thực hiện theo quy định của pháp luật về thương mại thì phải kê khai, tính nộp thuế như hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng, cho.”

(3) Quy định về doanh thu tính thuế TNDN:

Khoản 3 Điều 5 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã sửa đổi, bổ sung theo Thông tư 119/2014/TT-BTC) quy định doanh thu tính thuế TNDN như sau:

“Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để trao đổi (không bao gồm hàng hóa, dịch vụ sử dụng để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp) được xác định theo giá bán của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương trên thị trường tại thời điểm trao đổi.”

(Thông tư  119/2014/TT-BTC bỏ quy định doanh thu tính thuế đối với hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ)

(4) Quy định về doanh thu kế toán theo Chế độ kế toán:

Bạn đọc xem những nội dung có liên quan đến doanh thu trong Chế độ kế toán Doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

2. Hướng dẫn đối với đầu vào

(1) Đối với hàng hóa do doanh nghiệp mua vào

Hàng hóa, dịch vụ mua vào có hóa đơn chứng từ hợp lệ (kể cả hàng hóa, dịch vụ mua ngoài hoặc hàng hóa, dịch vụ do doanh nghiệp tự sản xuất) sử dụng để cho, biếu, tặng, tặng kèm hàng bán, khuyến mại, quảng cáo dưới các hình thức; sử dụng làm hàng mẫu, trả thay lương thì được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (nếu việc sử dụng này là phục vụ cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT).

  • Nếu đầu vào là hàng hóa: N156, N133 / C331, 111, 112
  • Nếu đầu vào là dịch vụ: N641, 642, 334, N133 / C331, 111, 112

(2) Đối với Phiếu quà tặng (Gift voucher) do doanh nghiệp mua để tặng khách hàng

Trường hợp doanh nghiệp mua phiếu quà tặng (ví dụ của các siêu thị) để tặng khách hàng phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thì khi mua chỉ cần chứng từ thanh toán (như ủy nhiệm chi, phiếu chi của doanh nghiệp, phiếu thu của siêu thị). Khi tặng phiếu quà tặng cho khách hàng doanh nghiệp không phải lập hóa đơn.

Bạn đọc xem thêm Công văn số 4167/CT-TTHT ngày 26/05/2015 của Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh.

(3) Đối với hàng hóa do doanh nghiệp được biếu, tặng

Hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp nhận được do được biếu, tặng từ các nhà cung cấp, nhà cung cấp có xuất hóa đơn hàng biếu, tặng và có tính thuế GTGT theo đúng quy định nhưng không thu tiền thì hóa đơn nhận hàng biếu, tặng này không được khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào – vì doanh nghiệp nhận hàng biếu tặng không phải thanh toán tiền cho nhà cung cấp (không có chứng từ thanh toán). Nhưng khi doanh nghiệp mang biếu, tặng lại cho khách hàng của mình không thu tiền thì vẫn phải xuất hóa đơn và tính thuế GTGT theo quy định.

Bạn đọc xem thêm Công văn số 717/TCT-CS ngày 10/03/2014 của Tổng cục thuế và Công văn số 9739/CCT-TTHT ngày 03/09/2015 của Chi cục thuế Thành phố Nha Trang.

3. Hướng dẫn đối với đầu ra

Từ những quy định nêu trên, ta thấy doanh nghiệp đều phải lập hóa đơn khi sử dụng thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ để cho, biếu, tặng, tặng kèm hàng bán, khuyến mại, quảng cáo dưới các hình thức; sử dụng làm hàng mẫu, trả thay lương cho người lao động.

Bảng tóm tắt sau đây giúp bạn tra cứu hướng dẫn và có thể nhớ được những quy định liên quan:

Tóm tắt quy định và hướng dẫn khi sử dụng hàng hóa, dịch vụ để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu; cho, biếu, tặng khách hàng và người lao động; trả thay lương cho người lao động; trao đổi với doanh nghiệp khác

Thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ dùng để

Lập hóa đơn đầu ra (*)

DT tính thuế GTGT

DT tính thuế TNDN

Hạch toán theo CĐKT

Khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu (có thực hiện đăng ký theo quy định của pháp luật về thương mại) Giá bán và thuế bằng không (0).

Ghi thêm: (Khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu không thu tiền).

Không Không – Vô điều kiện (**):

N641 / C156,155,154

– Có điều kiện (***): Ghi như bán bình thường, phân bổ DT hợp lý giữa hàng bán thu tiền và hàng khuyến mại.

Khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu (không thực hiện đăng ký theo quy định của pháp luật về thương mại) Giá bán và thuế bình thường.

Ghi thêm: (Khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu không thu tiền).

Không – Vô điều kiện (**):

N641 / C156,155,154, C33311

– Có điều kiện (***): Ghi như bán bình thường, phần DT và thuế của hàng khuyến mại ghi Nợ TK 6418

Hàng mẫu (để trưng bày) Giá bán và thuế bằng không (0).

Ghi thêm: (Hàng mẫu trưng bày).

Không Không N641 / C1561,155,154
Cho, biếu, tặng (cho khách hàng) Giá bán và thuế bình thường.

Ghi thêm: (Cho, biếu, tặng không thu tiền).

Không N641 / C1561,155,154, C33311
Tặng kèm hàng bán (cho khách hàng) Giá bán và thuế bình thường.

Ghi thêm: (Tặng kèm không thu tiền).

Không Ghi như bán bình thường, phân bổ DT hợp lý giữa hàng bán thu tiền và hàng tặng kèm không thu tiền.
Cho, biếu, tặng (cho người lao động) Giá bán và thuế bình thường.

Ghi thêm: (Cho, biếu, tặng không thu tiền).

Không N642 / C1561,155,154, C33311
Trả thay lương (cho người lao động) Giá bán và thuế bình thường.

Ghi thêm: (Trả thay lương).

Không N3341,3348 / C5111,5112, C33311: Giá bán và thuế bình thường

N632 / C1561,155: Giá vốn

Trao đổi Giá bán và thuế bình thường.

Ghi thêm: (Trao đổi hàng).

– Đối với hàng đưa đi:

N1311 / C5111,5112, C33311: Giá bán và thuế bình thường

N632 / C1561,155: Giá vốn

– Đối với hàng nhận về:

N1561, N1331 / C1311: Giá nhận về

Ghi chú:

(*) Khi lập hóa đơn phải chú ý lập đúng quy định: Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân nhận hàng hóa, dịch vụ.

(**) Vô điều kiện:

Xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu (cho khách hàng dùng thử) không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như khách hàng phải mua sản phẩm, hàng hóa.

(***) Có điều kiện:

Xuất hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm …) thì kế toán phải phân bổ số tiền thu được để tính doanh thu tương ứng cho cả hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu. Giá trị hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu được tính vào giá vốn hàng bán (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán, sản phẩm tặng miễn phí cho khách hàng về hình thức được gọi là khuyến mại nhưng về bản chất là bán vì khách hàng sẽ không được hưởng nếu không mua sản phẩm).

Trường hợp bán sản phẩm, hàng hóa kèm theo sản phẩm, hàng hóa, thiết bị, phụ tùng thay thế (phòng ngừa trong những trường hợp sản phẩm, hàng hóa bị hỏng hóc) thì phải phân bổ doanh thu cho sản phẩm, hàng hóa được bán và sản phẩm, hàng hóa, thiết bị, phụ tùng giao cho khách hàng để thay thế phòng ngừa hỏng hóc. Giá trị của sản phẩm, hàng hóa, thiết bị, phụ tùng thay thế được ghi nhận vào giá vốn hàng bán.

Trích một số quy định và hướng dẫn liên quan đến lập hóa đơn:

– Khi bán hàng hóa, dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần bán thì không được lập Bảng kê bán lẻ. Nếu người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế” – trừ các đơn vị bán lẻ xăng dầu thì được phép cuối ngày lập chung một hóa đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hóa đơn phát sinh trong ngày (Điểm 2.b Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC). Không được xé liên 2 của hóa đơn.

– Khi Bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần bán và đồng thời người mua không lấy hóa đơn thì được lập Bảng kê bán lẻ. Nếu người mua lấy hóa đơn thì vẫn phải lập và giao hóa đơn – không được lập Bảng kê bán lẻ (Điều 18 Thông tư 39/2014/TT-BTC).

– Bảng kê bán lẻ phải lập hàng ngày (phù hợp với thực tế bán lẻ của doanh nghiệp, không được lập 1 bảng kê dồn cho nhiều ngày bán lẻ). Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày (khoản 2 Điều 18 Thông tư 39/2014/TT-BTC).

– Hàng hóa, dịch vụ thuế suất 5% nên lập riêng 1 bảng, 10% lập riêng 1 bảng, không chịu thuế GTGT lập riêng 1 bảng.

– Cuối mỗi ngày xuất 01 hóa đơn cho mỗi bảng kê. Tiêu thức “Tên người mua” trên hóa đơn ghi là “bán lẻ không giao hóa đơn”. Không được xé liên 2 của hóa đơn. (Điều 18 Thông tư 39/2014/TT-BTC).

– Bảng kê bán lẻ phải lưu cùng với hóa đơn.

– Bảng kê bán lẻ có thể photo mẫu rồi ghi bằng tay.

4. Một số điểm cần lưu ý

(1) Không phải lập hóa đơn và tính thuế GTGT khi sử dụng thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho tiêu dùng nội bộ

Doanh nghiệp không phải lập hóa đơn và tính thuế GTGT khi sử dụng thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho tiêu dùng nội bộ.

Nhưng cần phải lưu ý rằng, nếu thành phẩm và dịch vụ do doanh nghiệp tạo ra là loại chịu thuế TTĐB, thuế bảo vệ môi trường mà sử dụng cho tiêu dùng nội bộ thì doanh nghiệp vẫn phải tính thuế TTĐB, thuế bảo vệ môi trường (mặc dù không phải lập hóa đơn). Ví dụ: Doanh nghiệp sản xuất rượu, bia, thuốc lá xuất cho liên hoan, tiếp khách; Doanh nghiệp sản xuất, lắp ráp xe ô tô du lịch xuất xe để sử dụng chuyên chở cán bộ, nhân viên (trong thực tế thì vẫn phải lập hóa đơn thì doanh nghiệp mới đăng ký được bảng số và giấy đăng ký xe với cơ quan công an); Doanh nghiệp sản xuất xăng xuất dùng cho xe ô tô; Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ massage thực hiện massage cho cán bộ nhân viên để phục hồi sức khỏe; v.v…

(2) Khái niệm Tiêu dùng nội bộ và Luân chuyển nội bộ

Không có định nghĩa hay giải thích thế nào là Tiêu dùng nội bộLuân chuyển nội bộ trong các văn bản liên quan đến kế toán và thuế. Từ những quy định có liên quan đến Tiêu dùng nội bộ và Luân chuyển nội bộ trong Chế độ kế toán doanh nghiệp và các thông tư hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, thuế GTGT, ta rút ra 2 khái niệm Tiêu dùng nội bộLuân chuyển nội bộ với mục đích để lập hóa đơn và tính thuế cho đúng quy định như sau:

(a) Tiêu dùng nội bộ là việc doanh nghiệp sử dụng thành phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp tạo ra để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ: Doanh nghiệp sản xuất rượu, bia, thuốc lá xuất dùng cho liên hoan, tiếp khách phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh; Doanh nghiệp sản xuất, lắp ráp xe ô tô du lịch xuất xe để sử dụng chuyên chở cán bộ, nhân viên phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh; Doanh nghiệp sản xuất quạt điện xuất quạt gắn sử dụng trong phân xưởng; Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ massage thực hiện massage tăng cường sức khỏe làm việc cho cán bộ nhân viên để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo quy định của doanh nghiệp (nếu massage với mục đích là trừ lương thì đó chỉ là việc giải quyết vấn đề tài chính của doanh nghiệp, nó không trực tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nên không phải là tiêu dùng nội bộ); v.v…

Tiêu dùng nội bộ không bao gồm: Luân chuyển nội bộ; Thành phẩm, hàng hóa dịch vụ dùng để trả thay lương cho người lao động.

(b) Luân chuyển nội bộ là việc hàng hóa (nguyên vật liệu, hàng hóa, bán thành phẩm, thành phẩm) được xuất để chuyển kho nội bộ, được luân chuyển giữa các khâu (giai đoạn sản xuất) để tiếp tục quá trình sản xuất trong một cơ sở sản xuất.

Đọc thêm: “Xử lý sai sót đối với hóa đơn đã lập theo 3 thủ tục đơn giản” >>

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM