Lập hóa đơn giao cho khách hàng khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ là một công việc diễn ra thường xuyên trong các doanh nghiệp. Giống như những công việc khác, sai sót xảy ra khi lập hóa đơn cùng với việc xử lý những sai sót đó là điều doanh nghiệp khó tránh khỏi.

Các loại sai sót trong thực tế là tương đối đa dạng, đọc thông tư hướng dẫn để xử lý sai sót như thế nào cho đúng quy định trong một số trường hợp cũng khiến cho doanh nghiệp cảm thấy rối rắm và mất khá nhiều thời gian. Chính vì thế mà chúng tôi thường nhận được yêu cầu hướng dẫn về vấn đề này từ bạn đọc cũng như từ những khách hàng đang sử dụng Dịch vụ kế toán của chúng tôi.

Bài viết này tóm tắt thành 3 thủ tục một cách đơn giản, dễ nhớ và dễ đối chiếu để xử lý đúng quy định tất cả các trường hợp sai sót trong thực tế đối với hóa đơn đã lập.

3 thủ tục xử lý hóa đơn lập sai

Từ hướng dẫn tại tiết b khoản 2 Điều 16 và Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC đã được sửa đổi, bổ sung theo thông tư 119/2014/TT-BTC và thông tư 26/2015/TT-BTC, ta rút ra được rằng khi xảy ra sai sót đối với hóa đơn đã lập thì doanh nghiệp sẽ phải xử lý bằng 1 trong 3 thủ tục theo thứ tự từ đơn giản đến phức tạp cho mọi trường hợp sai sót như sau:

Thủ tục 1: Gạch chéo các liên hóa đơn lập sai (để xóa bỏ), đồng thời lập lại hóa đơn mới giao cho người mua.

Thủ tục 2: Lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Thủ tục 3: Lập Biên bản lập hóa đơn điều chỉnh, đồng thời lập hóa đơn điều chỉnh giao cho người mua.

2 yếu tố cần xét đến khi chọn thủ tục xử lý sai sót

Việc áp dụng thủ tục nào để xử lý hóa đơn lập sai tùy thuộc vào 2 yếu tố, đó là (1) Thời điểm phát hiện ra sai sót và (2) Loại sai sót. Nguyên tắc chung là thời điểm phát hiện ra sai sót sớm, loại sai sót nhỏ thì thủ tục xử lý sẽ đơn giản, và ngược lại.

Có 2 thời điểm phát hiện ra sai sót là: (a) Trước khi kê khai thuế (trước khi bên mua và (hoặc) bên bán kê khai thuế), và (b) Sau khi kê khai thuế.

Và có 2 loại sai sót, đó là: (a) Sai sót nhỏ (chỉ sai tên và (hoặc) địa chỉ bên mua), và (b) Sai sót khác (sai nội dung khác ngoài tên và địa chỉ bên mua).

Trình tự chọn thủ tục xử lý sai sót

Khi phát hiện ra sai sót, yếu tố đầu tiên chúng ta phải xét đến là Thời điểm phát hiện để lựa chọn thủ tục.

Nếu thời điểm phát hiện là trước khi bên mua và (hoặc) bên bán kê khai thuế, chúng ta sẽ chọn Thủ tục 1: Gạch chéo các liên hóa đơn lập sai (để xóa bỏ), đồng thời lập lại hóa đơn mới giao cho người mua. Dĩ nhiên, nếu hóa đơn sai đã giao cho người mua rồi thì chúng ta phải thu hồi lại để xóa bỏ. Để tránh thất lạc, chúng ta nên lưu hóa đơn xóa bỏ tại đúng vị trí của nó trong quyển hóa đơn hoặc là đúng thứ tự của nó trong tập lưu hóa đơn (nếu đó là loại hóa đơn không đóng thành quyển).

Nếu thời điểm phát hiện là sau khi kê khai thuế, chúng ta sẽ phải xét đến yếu tố thứ hai là Loại sai sót để biết phải xử lý theo Thủ tục 2 hay Thủ tục 3. Nếu đó là loại sai sót nhỏ, chúng ta sẽ chọn Thủ tục 2: Lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn. Nếu đó là loại sai sót khác, chúng ta phải chọn Thủ tục 3: Lập Biên bản lập hóa đơn điều chỉnh, đồng thời lập hóa đơn điều chỉnh giao cho người mua.

Kết luận

Khi phải xử lý sai sót đối với hóa đơn đã lập, chúng ta chỉ cần tra cứu bảng tóm tắt sau để xử lý:

Tóm tắt cách xử lý mọi trường hợp sai sót theo 3 thủ tục đơn giản

Thời điểm phát hiện (*) Loại sai sót (**)
Sai sót nhỏ Sai sót khác
Trước khi kê khai thuế Thủ tục 1: Gạch chéo các liên hóa đơn lập sai (để xóa bỏ), đồng thời lập lại hóa đơn mới giao cho người mua. Thủ tục 1: Gạch chéo các liên hóa đơn lập sai (để xóa bỏ), đồng thời lập lại hóa đơn mới giao cho người mua.
Sau khi kê khai thuế Thủ tục 2: Lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn. Thủ tục 3: Lập Biên bản lập hóa đơn điều chỉnh, đồng thời lập hóa đơn điều chỉnh giao cho người mua.

(*) Thời điểm phát hiện: (a) Trước khi kê khai thuế (trước khi bên mua và (hoặc) bên bán kê khai thuế), và (b) Sau khi kê khai thuế.

(**) Loại sai sót: (a) Sai sót nhỏ (chỉ sai tên và (hoặc) địa chỉ bên mua), và (b) Sai sót khác (sai nội dung khác ngoài tên và địa chỉ bên mua).

Bạn đọc tham khảo mẫu Biên bản điều chỉnh hóa đơn và mẫu Biên bản lập hóa đơn điều chỉnh

Một số điểm cần lưu ý

Liên quan đến hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, có một số điểm chúng ta cần lưu ý như sau:

(1) Cách lập hóa đơn điều chỉnh

Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người mua và người bán kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu vào, đầu ra. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

(2) Không cần phải lập biên bản thu hồi hóa đơn

Khoản 2 Điều 20 thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định: “Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai thì phải lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai”. Tuy nhiên, vì thời điểm phát hiện là trước khi kê khai thuế nên chúng ta hoàn toàn có thể linh hoạt không cần phải lập biên bản thu hồi hóa đơn, lý do là khi thu hồi hóa đơn rồi thì nó cũng giống như trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua quy định tại Khoản 1 Điều 20 thông tư số 39/2014/TT-BTC mà thôi – nghĩa là trường hợp này cũng chỉ cần xử lý theo Thủ tục 1 (Gạch chéo các liên hóa đơn lập sai (để xóa bỏ), đồng thời lập lại hóa đơn mới giao cho người mua) là đủ và đúng quy định.

(3) Đừng quan tâm đến việc hóa đơn đã xé rời khỏi quyển hay chưa. Không cần phải lập biên bản hủy hóa đơn đối với hóa đơn lập sai

Thông tư số 120/2002/TT-BTC có hiệu lực thi hành từ ngày 30/12/2002 đến hết ngày 31/12/2010 quy định xử lý hóa đơn lập sai thì có phân biệt trường hợp hóa đơn đã xé rời khỏi quyển và trường hợp hóa đơn chưa xé rời khỏi quyển. Theo đó, nếu hóa đơn lập sai mà đã xé rời khỏi quyển thì 2 bên mua và bán phải lập biên bản hủy (xóa bỏ) hóa đơn lập sai (điểm 1.2 và 1.10 mục VI Thông tư số 120/2002/TT-BTC).

Nội dung quy định như trên mang tính chất gây phiền phức và thiếu thực tế. Việc phải nhờ người mua ký cho cái biên bản về cái sai sót không do họ gây ra thì thật là một quy định không hợp lý và quá là phiền cho cả 2 bên. Hơn nữa, nếu hóa đơn là loại không đóng thành quyển thì sao? cứ sai là phải lập biên bản hay không phải lập biên bản?  – Một quy định chẳng biết phải áp dụng vào thực tế như thế nào!!!

Kể từ ngày 01/01/2011 Thông tư số 153/2010/TT-BTC có hiệu lực thi hành thay thế Thông tư 120/2002/TT-BTC đã bỏ quy định như trên, vì thế:

  • Đừng quan tâm đến việc hóa đơn đã xé rời khỏi quyển hay chưa khi xử lý hóa đơn lập sai.
  • Không cần phải lập biên bản hủy hóa đơn đối với hóa đơn lập sai.

Tóm lại, chúng ta chỉ phải lập biên bản khi thời điểm phát hiện ra sai sót là Sau khi kê khai thuế – dùng Biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc Biên bản lập hóa đơn điều chỉnh.

(4) Phân biệt và không nhầm lẫn giữa việc XÓA BỎ hóa đơn với việc HỦY hóa đơn:

Phân biệt giữa XÓA BỎ hóa đơn với HỦY hóa đơn

Phân biệt giữa XÓA BỎ hóa đơn với HỦY hóa đơn

Xóa bỏ hóa đơn là việc gạch chéo để xóa bỏ các liên hóa đơn đã lập sai, trong khi hủy hóa đơn là việc hủy các số hóa đơn chưa sử dụng trong các trường hợp quy định tại Điều 29 thông tư số 39/2014/TT-BTC. Hóa đơn xóa bỏ thì báo cáo tại cột 14 và 15, hóa đơn hủy thì báo cáo tại cột 18 và 19 trên Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý.

(5) Thủ trưởng đơn vị (người đại diện theo pháp luật) có thể ủy quyền việc ký tên trên hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho người trực tiếp bán hàng

Mẫu Giấy ủy quyền ký hóa đơn

Giấy ủy quyền ký hóa đơn

Khoản 2 Điều 16 thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định:

d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

Bạn đọc tham khảo mẫu Giấy ủy quyền ký hóa đơn.

Đọc thêm: “Xuất hóa đơn và hạch toán hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu” >>

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM